Was InnoPLEIN löst

Ein Projekt beginnt mit ein paar Dateien und wächst zu einem Ordner, in dem sich niemand mehr zurechtfindet. Die letzte Fassung eines Berichts liegt in einem Postfach, die Fotos einer Begehung auf einem Telefon, und warum etwas am Ende so entschieden wurde, steht nirgends. Das Suchen kostet dann mehr Zeit als die Arbeit selbst.

InnoPLEIN dreht das um. Die Einheit ist nicht die Datei, sondern die Karte. Ein Dokument, eine Fotogalerie, ein Film, eine Tonaufnahme, eine Website oder ein Arbeitspunkt — mit der Beschreibung, den Etiketten, der Frist, einem Betrag oder einer Anzahl und den Kommentaren, die dazu eingingen. Was zusammengehört, liegt zusammen.

Das bringt zweierlei auf einmal: Überblick, während Sie dabei sind, und eine vollständige Akte, wenn Sie später darauf zurückkommen müssen. Für das Zweite muss sich niemand eigens Mühe geben — es entsteht von selbst, weil alles, was geschieht, festgehalten wird.

So funktioniert es

Der Aufbau ist bewusst einfach, damit jemand, der einmal im Monat vorbeischaut, nicht erneut herausfinden muss, wie es noch einmal ging.

1 · Ein Projekt mit Phasen Jede Akte, jedes Vorhaben oder jede Ausschreibung bekommt ein eigenes Projekt mit eigenem Namen, Symbol und eigener Phase. Die Phasen legen Sie selbst fest — mit eigener Farbe und Reihenfolge — sodass jeder auf einen Blick sieht, wo etwas steht.
2 · Ordner und Karten Innerhalb eines Projekts ordnen Sie alles in Ordnern und Unterordnern, notfalls zehn Ebenen tief. Jede Karte bekommt Etiketten, eine Frist und einen Wert, sodass Sie später danach filtern, sortieren und addieren können.
3 · Besprechen und entscheiden Unter jeder Karte steht das Gespräch: Kommentare, auf Wunsch erst nach Freigabe sichtbar. Wollen Sie wissen, wie alle darüber denken, schalten Sie Sternebewertungen oder Ja-Nein-Abstimmungen ein und sehen sofort, woran es hakt.
4 · Teilen mit Außenstehenden Ein Lieferant, Berater oder Kunde braucht kein Konto. Sie erstellen einen Freigabelink für eine Karte, einen Ordner oder das ganze Projekt — mit Passwort, mit oder ohne Download, mit Enddatum und auf Wunsch erst, nachdem ein Administrator ihn freigegeben hat.

Was Sie nicht tun müssen: aktualisieren. Kommentare, Stimmen und neue Karten erscheinen von selbst, während Sie hinschauen, sodass zwei Personen gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu überschreiben.

Warum Organisationen sich dafür entscheiden

Die meisten Projektwerkzeuge sind auf Geschwindigkeit gebaut. InnoPLEIN ist auch auf die Frage gebaut, die danach kommt: Wer durfte hier eigentlich heran, und können wir das belegen? Das macht den Unterschied, sobald empfindliche Unterlagen in einer Akte landen.

Rechte bis auf Ordnerebene Den Zugang regeln Sie pro Projekt und pro Person: lesen, lesen und schreiben oder auch löschen. Einen Schlüssel für die gesamte Umgebung gibt es nicht.
Mitlesen ohne Risiko Wer nur mitschauen muss, bekommt eine Nur-Lese-Rolle, die Sie auf einen Ordner oder auf alles mit einem Etikett beschränken können. Sie sehen, was sie sehen sollen, und nichts darüber hinaus.
Rechte über Gruppen Sie geben einer Gruppe Zugang statt einzelnen Namen. Jemanden aus der Gruppe zu nehmen, schließt auf einmal alle Türen, auch die älterer Projekte.
Rechenschaft ohne Mehrarbeit Anlegen, Ändern, Ansehen, Herunterladen, Teilen, Freigeben und Anmelden werden festgehalten — pro Jahr getrennt aufbewahrt und auf Wunsch unveränderlich weggeschrieben, sodass auch ein Administrator sie nicht anpassen kann.
Zwei-Faktor-Authentifizierung Pro Nutzer einzuschalten, mit einer Authenticator-App oder einem Code per E-Mail. Für Konten mit Zugang zu empfindlichen Akten ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung.
Zugang über IP beschränken Soll eine Umgebung nur aus Büronetzen oder über ein festes VPN erreichbar sein? Dann sperren Sie den Rest über IP-Adresse oder -Bereich.
Ihre Dateien dort, wo Sie sie haben wollen Den Speicher richten Sie selbst ein: auf unseren eigenen Servern in den Niederlanden oder in einem Objektspeicher, der Ihrer eigenen Organisation gehört. Sie bestimmen, wo die Unterlagen liegen.
Mehrere Umgebungen, streng getrennt Arbeiten Sie mit Abteilungen, Standorten oder eigenständigen Einheiten, bekommt jede eine eigene Umgebung mit eigenen Projekten, Nutzern, Phasen und Etiketten. Die Trennung steckt im Server, nicht im Menü.

InnoPLEIN ist ein eigenes Produkt von InnoDIGI: wir bauen es, wir hosten es und wir halten es aktuell. Das heißt auch, dass kein Zulieferer dazwischensteht, wenn Sie etwas brauchen, das noch nicht darin steckt.

Was alles darin steckt

Nachstehend steht, was InnoPLEIN heute kann, nach Bereichen gruppiert. Es muss nicht alles eingeschaltet sein: pro Projekt schalten Sie selbst ein, was Sie nutzen, damit eine einfache Akte auch einfach bleibt.

Alle Funktionen, klar gruppiert

Klicken Sie auf eine Kategorie, um nur die Funktionen aus diesem Bereich zu sehen.

21 Funktionen sichtbar

Projekte & Struktur

Projekte mit eigenen Phasen

Jedes Vorhaben bekommt ein eigenes Projekt mit einer Phase, die Sie selbst benennen, einfärben und ordnen.

Phasen mit eigenem Namen, eigener Farbe und Reihenfolge
Eigenes Symbol pro Projekt
Pro Projekt ein- und ausschalten, was Sie nutzen
Auf einen Blick sehen, wo etwas steht

Projekte & Struktur

Ordner, Unterordner und Kopftexte

Ordnen Sie eine Akte so, wie Ihre Organisation es ohnehin tut, mit einem Kopftext, der erklärt, was in einen Ordner gehört.

Unbegrenztes Verschachteln von Ordnern
Kopftexte mit Formatierung und Bild
Ziehen und Ordnen ohne Umstände
Papierkorb für das, was versehentlich weg ist

Projekte & Struktur

Zehn Kartenarten

Von einem einzelnen Dokument bis zur Fotogalerie: jedes Thema bekommt die passende Karte.

Dokument, Dokumentensammlung und Archivdatei
Bild, Galerie, Video und Audio
Textkarte mit Formatierung und Arbeitspunkte
Website-Karte mit automatischer Bildschirmaufnahme

Projekte & Struktur

Etiketten, Werte und Fristen

Ergänzen Sie die Angaben, nach denen Sie später filtern, die Sie addieren oder überwachen wollen.

Etiketten und Symbole pro Karte
Beträge, Entfernungen, Stunden oder Laufzeiten
Fristen, die auffallen, wenn sie näher rücken
Favoriten für das, was Sie täglich brauchen

Projekte & Struktur

Suchen und wiederfinden

Suchen Sie in einem Projekt nach Name, Beschreibung oder Etikett und filtern Sie nach dem, was Sie suchen.

Suchen über Karten und Ordner hinweg
Filtern nach Art, Etikett und Phase
Ihre Filterauswahl bleibt erhalten
Listen- oder Kartenansicht nach Vorliebe